Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z częściej pomijanych tematów jest obowiązek meldunkowy w Niemczech przy delegowaniu. Choć pozornie to formalność, może mieć realny wpływ na uzyskanie A1, zgłoszenie do Zoll czy ustalenie rezydencji podatkowej.
Czy meldunek jest obowiązkowy przy delegowaniu?
Tak – ale nie zawsze. Meldunek (Anmeldung) jest wymagany, jeśli pracownik:
– przebywa w Niemczech dłużej niż 3 miesiące,
– korzysta z zakwaterowania innego niż hotel czy hostel (np. kontener, mieszkanie, „Wohnheim”).
W praktyce wiele osób delegowanych nie spełnia tego obowiązku – co może prowadzić do problemów w razie kontroli.
Meldunek, a A1 i zgłoszenie do Zoll
W formularzu A1 deklarujemy, że pracownik przebywa za granicą tymczasowo. Jeśli jednak zostanie zameldowany w Niemczech, ZUS może uznać, że centrum życiowe zostało przeniesione – co grozi cofnięciem A1. Z kolei przy zgłoszeniu do Zoll podanie adresu zamieszkania (nawet tymczasowego) jest obowiązkowe – ale nie musi to być meldunek. Wystarczy dokładny adres zakwaterowania.
Jak się zameldować?
Jeśli meldunek jest wymagany:
– należy go dokonać w ciągu 14 dni w lokalnym urzędzie (Bürgeramt),
– potrzebne są: dokument tożsamości oraz obowiązkowe zaświadczenie od właściciela lokalu – tzw. Wohnungsgeberbestätigung,
– meldunek jest darmowy.
Od listopada 2015 roku niemieckie przepisy wymagają, aby każda osoba dokonująca meldunku dostarczyła potwierdzenie od właściciela mieszkania lub zarządcy nieruchomości. Ten dokument musi zawierać dane właściciela, adres lokalu, dane osoby meldowanej i datę wprowadzenia się. Bez tego zaświadczenia urząd nie dokona zameldowania – nawet jeśli pracownik posiada umowę najmu.
W praktyce oznacza to, że agencje pracy tymczasowej lub firmy delegujące muszą wcześniej uzyskać zgodę właściciela na meldunek pracownika oraz zadbać o kompletność dokumentów przed wizytą w urzędzie.
Meldunek, a rezydencja podatkowa
Meldunek może być traktowany jako przesłanka do uznania, że dana osoba zmieniła rezydencję podatkową. Jeśli pracownik spędza ponad 183 dni w Niemczech i ma tam meldunek – może zostać zobowiązany do rozliczenia całości dochodów w Niemczech, nawet jeśli część uzyskał w Polsce.
A co z EKUZ?
Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) jest potrzebna, gdy pracownik z A1 korzysta z niemieckiej służby zdrowia. EKUZ nie zastępuje meldunku, ale może być wymagany przy kontroli lub korzystaniu z pomocy medycznej.
Podsumowując:
Meldunek w Niemczech to nie tylko formalność – może wpłynąć na:
– ważność A1,
– ocenę rezydencji podatkowej,
– legalność zgłoszenia do Zoll.
Warto każdorazowo analizować, czy meldunek jest konieczny i jak bezpiecznie go przeprowadzić.
Euro-Lohn od lat wspiera agencje i firmy delegujące – także w takich pozornie prostych sprawach, które mają realne skutki podatkowe i prawne.
