W celu zapewnienia transparentności i prawidłowego funkcjonowania systemu, kasa chorych regularnie przeprowadza kontrole. W niniejszym poradniku wskażemy Państwu, jakie dokumenty są wymagane podczas kontroli oraz jak należy się do niej przygotować.
– Dokumenty płacowe z czterech ostatnich lat:
Podstawą do kontroli są dokumenty płacowe z ostatnich lat, np. lista płac, Abrechnung, Lohnsteuerbeschanigung, potwierdzenia urlopów, nieobecności usprawiedliwionych, listy z godzinami płac, potwierdzenia nadania id nummer itp.
– Dokumenty księgowe:
Powinni Państwo między innymi przedstawić: faktury, zestawienia obrotów i sald, zeznania podatkowe itp.
– Dokumenty spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.):
Jeśli kontrola dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, konieczne jest dostarczenie aktualnego wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), umowy spółki ze wszystkimi zmianami oraz listy udziałowców/wspólników i umów zatrudnienia zarządzającego wspólnika.
– Dane osób spokrewnionych w przypadku działalności jednoosobowej:
W przypadku prowadzenia działalności jednoosobowej, konieczne będzie dostarczenie danych osób spokrewnionych (żony, partnera życiowego, dzieci, wnuków itd.), które są w stosunku zatrudnienia, ale dotychczas nie zostały zgłoszone jako zatrudnione. Ponadto, wymagane będzie dostarczenie kopii umów i dowodów zapłaty.
– Decyzje z kontroli podatkowej niemieckiego urzędu skarbowego:
Jeśli w przeszłości miały miejsce kontrole podatkowe, konieczne będzie dostarczenie odpowiednich decyzji z niemieckiego urzędu skarbowego.
– Informacje na temat pojazdów służbowych:
W przypadku posiadania pojazdów służbowych, należy przedstawić szczegółowe informacje na temat ich użytkowania, włącznie z danymi osób odpowiedzialnych za ich używanie.
– Zestawienie pracowników korzystających z mieszkań służbowych:
Jeśli w ramach działalności udostępniane są mieszkania służbowe, konieczne będzie dostarczenie zestawienia pracowników, którzy z nich korzystają.
Nie możemy również zapominać, że oprócz dostarczenia kompletnych dokumentów, kluczowym wymogiem jest również ich tłumaczenie przez przysięgłego tłumacza na język niemiecki. Ten aspekt nie tylko zapewnia zgodność z formalnościami, ale także ułatwia zrozumienie zawartości dokumentacji przez niemieckich urzędników. Warto pamiętać o tym szczególe na etapie przygotowań, aby uniknąć potencjalnych kłopotów podczas kontroli. Ostatecznie, solidne przygotowanie oraz skorzystanie z profesjonalnej pomocy doradców podatkowych lub prawników specjalizujących się w ubezpieczeniach zdrowotnych są kluczowe dla utrzymania pozytywnych relacji z kasą chorych i uniknięcia nieprzyjemnych konsekwencji.
