Ewidencja czasu pracy i dokumentacja
Na podstawie MiLoG, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, obejmującej:
– początek,
– koniec,
– oraz czas trwania codziennej pracy.
Ewidencję należy uzupełnić najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia wykonywania pracy, a następnie przechowywać ją przez co najmniej 2 lata od dnia sporządzenia.
Dokumenty potwierdzające przestrzeganie przepisów (np. umowy, ewidencje, potwierdzenia wypłat, zaświadczenia A1) muszą być kompletne, sporządzone w języku niemieckim i dostępne w miejscu zatrudnienia pracownika na wypadek kontroli.
Kontrola przestrzegania przepisów – uprawnienia urzędu celnego (Zollamt)
Za nadzór nad przestrzeganiem przepisów ustawy MiLoG odpowiada niemiecki urząd celny (Zollamt). Na podstawie ustawy o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia ma on prawo do:
wglądu w umowy o pracę, ewidencję czasu pracy, listy płac i inne dokumenty,
przeprowadzania kontroli w miejscu świadczenia pracy,
żądania aktywnego udziału kontrolowanego podmiotu w inspekcji oraz udostępnienia wymaganych dokumentów.
Organy celne współpracują także z urzędem skarbowym oraz odpowiednimi instytucjami w innych krajach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku nałożenia grzywny przekraczającej 200 euro, informacja o sankcji trafia do Centralnego Rejestru Przedsiębiorców.
Kary i konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy MiLoG – zarówno umyślne, jak i nieumyślne – może skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi.
Do najczęstszych naruszeń należą:
– brak zgłoszenia pracownika do urzędu celnego lub nieprawidłowe zgłoszenie,
– nieprowadzenie lub błędne prowadzenie ewidencji czasu pracy,
– niewypłacanie pracownikom należnej płacy minimalnej,
– nieposiadanie dokumentów potwierdzających ubezpieczenie (np. A1),
– brak współpracy podczas kontroli,
– nieaktualizowanie zgłoszeń i danych pracowniczych.
Za takie wykroczenia administracyjne mogą zostać nałożone kary grzywny od 30 000 do nawet 500 000 euro.
Warto pamiętać, że także zleceniodawca lub główny wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeśli zleca wykonanie usług firmie, o której wie, że nie przestrzega przepisów MiLoG (np. nie wypłaca płacy minimalnej).
Współpraca instytucji krajowych i zagranicznych
Ustawa MiLoG umożliwia wymianę informacji pomiędzy instytucjami niemieckimi i zagranicznymi w celu skuteczniejszego nadzoru nad stosowaniem przepisów o płacy minimalnej. Współpraca ta odbywa się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz porozumieniami w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Wyjątki od stosowania ustawy MiLoG
Ustawa o płacy minimalnej nie obejmuje wszystkich kategorii pracowników. Wyłączenia dotyczą m.in.:
– stażystów, jeśli staż jest obowiązkowy lub trwa krócej niż 3 miesiące,
– osób niepełnoletnich, które nie ukończyły szkolenia zawodowego,
– osób zatrudnionych w ramach wolontariatu lub przygotowania zawodowego.
Przestrzeganie niemieckiej ustawy o płacy minimalnej MiLoG to nie tylko obowiązek prawny, ale i element budowania wiarygodności przedsiębiorstwa na rynku niemieckim. Regularne kontrole, obowiązek dokumentacji i wysokie kary finansowe sprawiają, że warto zadbać o pełną zgodność z przepisami – zarówno przy zatrudnianiu pracowników lokalnych, jak i delegowanych.
Jeśli planują Państwo rozpoczęcie działalności w Niemczech lub mają pytania dotyczące praktycznego stosowania przepisów MiLoG, zapraszamy do kontaktu.
